1. PARTECIPAZIONE ALLE INIZIATIVE PROMOZIONALI.

Ai fini del presente Regolamento con l’espressione “iniziative promozionali” si intendono fiere e missioni, all’estero e dall’estero. Sono ammesse a partecipare alle iniziative promozionali organizzate da ESCAMBIUM le aziende italiane regolarmente registrate presso le CCIAA e le aziende straniere costituite secondo la normativa del Paese di appartenenza. Sono altresì ammessi a partecipare liberi professionisti italiani e stranieri, organismi italiani e stranieri quali federazioni, associazioni, enti pubblici e privati e consorzi. Anche per tali soggetti, nonché per le aziende partecipanti per loro tramite, valgono tutte le norme contenute nel presente Regolamento, unitamente a quelle contenute nella circolare emanata per l’iniziativa di riferimento, ove presente*, e nel contratto di servizio. Ai fini del presente Regolamento, il termine “azienda” indica altresì i soggetti sopra elencati. Le aziende rispondono direttamente dell’osservanza delle norme di partecipazione da parte dei propri incaricati o rappresentanti in loco.
 

2. ADESIONE.

L’adesione all’iniziativa può essere comunicata esclusivamente con l’inoltro del modulo “contratto di servizio” debitamente compilato e sottoscritto. Il modulo, reperibile sul sito web di ESCAMBIUM, deve essere trasmesso a mezzo posta, fax o e-mail, ai recapiti ed entro il termine indicato nel contratto di servizio o nella circolare informativa dell’iniziativa di riferimento, ove presente*. ESCAMBIUM si riserva la facoltà di accettare adesioni pervenute oltre tale termine, fatto salvo quanto previsto all’art. 5 del presente Regolamento. Per quanto riguarda la data di presentazione del modulo, fa fede il protocollo di arrivo a ESCAMBIUM se l’invio avviene a mezzo posta, la data di trasmissione risultante sul fax o la data di invio della e-mail se l’invio avviene a mezzo fax o e-mail. Il modulo va sottoscritto dal rappresentante legale dell’azienda con l’apposizione del timbro recante la denominazione sociale. ESCAMBIUM si riserva la facoltà di accettare parzialmente le richieste contenute nel contratto di servizio (a titolo esemplificativo, la richiesta relativa alla superficie dello stand). ESCAMBIUM si riserva altresì la facoltà di non accettare l’adesione di aziende che non siano in regola con i pagamenti dovuti a ESCAMBIUM o con le quali sia in corso un contenzioso legato a precedenti rapporti. Non saranno accettate eventuali modifiche apportate dall’azienda al modulo predisposto da ESCAMBIUM.
 

3. QUOTA DI PARTECIPAZIONE E PAGAMENTO.

L’azienda è tenuta a versare a ESCAMBIUM l’intero ammontare dovuto contestualmente alla sottoscrizione del contratto di servizio, salvo che il contratto di servizio o la circolare informativa, ove presente*,prevedano termini di pagamento differenti. L’azienda è altresì tenuta a inviare a ESCAMBIUM via fax copia dell’avvenuto pagamento dell’importo dovuto con bonifico bancario non revocabile (“eseguito” o “pagato”) o carta di credito circuito visa/mastercard. Alla ricezione del pagamento, ESCAMBIUM procederà all’emissione della fattura per l’importo corrisposto. Qualora l’azienda non abbia provveduto al pagamento della quota dovuta nei termini, decadrà dal diritto di partecipare all’iniziativa e, in caso di manifestazione fieristica, non potrà prendere possesso dell’area/stand. La mancata partecipazione o adesione ai servizi per qualunque motivo comporta in ogni caso l’obbligo del pagamento dell’intero ammontare dovuto. La quota di partecipazione, indicata nel contratto di servizio o nella circolare relativa all’iniziativa, ove presente*, non è comprensiva dell’IVA, ove dovuta. La quota di partecipazione potrà, per cause sopravvenute alla sottoscrizione del contratto di servizio, essere soggetta ad aumenti. Con la sottoscrizione del contratto di servizio l’azienda si impegna a sostenere tale eventuale maggiore onere, sempre che lo stesso sia contenuto entro il 10% dell’importo originariamente pattuito. Le prestazioni comprese nella quota di partecipazione sono indicate nel contratto di servizio o nella circolare relativa all’iniziativa di riferimento, ove presente*.. Eventuali servizi ulteriori, rispetto a quanto ivi previsto, se richiesti dall’azienda, saranno regolati, anche economicamente, da separati accordi.
 

4. ANNULLAMENTO, VARIAZIONE DATA.

In caso di annullamento dell’iniziativa, per cause di forza maggiore o comunque indipendenti dalla volontà di ESCAMBIUM, quest’ultima provvederà a darne tempestiva comunicazione alle aziende interessate ed, entro 60 gg. da tale comunicazione, procederà al rimborso di quanto versato dalle aziende, detratti i costi già sostenuti da ESCAMBIUM. In caso di variazione della data dell’iniziativa, tale rimborso avrà luogo solo se l’azienda non riconfermerà la propria adesione.
 

 5. RINUNCIA.

Qualora l’azienda intenda rinunciare alla iniziativa, dovrà inviare comunicazione scritta di rinuncia a ESCAMBIUM – Via Volparo 56, 35020 Polverara (Padova), info@escambium.com, per mezzo raccomandata a/r, o posta elettronica certificata (escambium@pec.it) entro il termine di 7 giorni (o in quello diverso indicato nel contratto di servizio o nella circolare dell’iniziativa di riferimento, ove presente*) decorrente dal termine di adesione indicato nel contratto di servizio o nella circolare informativa dell’iniziativa di riferimento, ove presente*. In tal caso, ESCAMBIUM procederà alla restituzione di quanto versato dall’azienda, entro 60 giorni dalla comunicazione. Trascorso il termine di 7 giorni, all’azienda non verrà riconosciuto alcun rimborso. Tuttavia, in caso di manifestazione fieristica, ESCAMBIUM provvederà a versare all’azienda quanto eventualmente corrispostole a titolo di rimborso dall’Ente organizzatore, per i servizi forniti dallo stesso, in applicazione del proprio Regolamento, che l’azienda ha dichiarato di conoscere.
 

6. REGOLAMENTO ENTE ORGANIZZATORE.

In caso di manifestazione fieristica, per tutti gli aspetti relativi allo svolgimento della manifestazione, quali, a titolo esemplificativo, orari per allestimenti, orari di apertura, penalità, costi per allestimenti aggiuntivi, si fa riferimento al Regolamento dell’Ente organizzatore della manifestazione fieristica. Si precisa che, per quanto riguarda il rapporto tra l’azienda e ESCAMBIUM, per i reclami vige l’art. 7 del presente Regolamento.
 

7. RECLAMI.

ESCAMBIUM prenderà in considerazione i reclami, relativi alle proprie obbligazioni, presentati in forma scritta nel termine di 10 giorni a partire dalla data di conclusione dell’iniziativa, indicata nel contratto di servizio o nella circolare, ove presente*. ESCAMBIUM si attiverà entro 30 giorni dalla ricezione del reclamo.

8. FORME DI COMUNICAZIONE – PUBBLICITA’.

ESCAMBIUM, pur garantendo la massima attenzione e cura, non risponde di errori e omissioni che dovessero verificarsi nelle diverse forme di comunicazione-pubblicità realizzate per la specifica iniziativa (a titolo esemplificativo: brochure, catalogo ufficiale della fiera, catalogo della collettiva italiana, audiovisivi e inserzioni stampa).
 

9. PRESTAZIONI A CARICO DELL’AZIENDA.

Nel caso di partecipazione a manifestazioni fieristiche, è a carico dell’azienda espositrice, che dovrà provvedere in proprio, tutto quanto non espressamente indicato nel contratto di servizio o nella circolare dell’iniziativa di riferimento, ove presente*. In particolare, sono di norma a carico dell’azienda espositrice: sistemazione e movimentazione campionario in esposizione all’interno dell’area/stand; apertura, chiusura e immagazzinamento imballaggi; collegamenti elettrici, idrici e aria compressa dal punto di erogazione all’interno dell’area/stand fino ai macchinari-apparecchiature in esposizione; erogazione aria compressa nei padiglioni fieristici sprovvisti di impianto centralizzato; forniture particolari e/o aggiuntive di allestimento-arredo ulteriori rispetto a quelle previste nel contratto o nella circolare relativa all’iniziativa di riferimento, ove presente*
 

10. ASSEGNAZIONE AREA ESPOSITIVA.

Nel caso di manifestazioni fieristiche ESCAMBIUM trasmetterà all’azienda l’assegnazione delle aree e degli stand che viene stabilita dagli Enti o Società organizzatrici della manifestazione e che potrebbe non corrispondere del tutto a quanto richiesto, in termini di dimensioni ed ubicazione. In caso di assegnazione di una superficie inferiore a quella richiesta, l’azienda avrà diritto ad un parziale rimborso della quota di partecipazione. In caso di assegnazione di una superficie superiore rispetto a quella richiesta, l’azienda sarà tenuta ad integrare la quota di partecipazione, fino ad un massimo del 10% dell’importo originariamente pattuito. In caso di ubicazione dell’aera diversa da quella richiesta, l’azienda non avrà diritto ad alcun rimborso. Non è consentito subaffittare o cedere a terzi la totalità o una parte della superficie espositiva assegnata.
 

11. AREE/STAND ALLESTITI.

Nel caso di manifestazioni fieristiche, l’area/stand allestita da ESCAMBIUM viene fornita secondo quanto indicato nel contratto di servizio o nella circolare dell’iniziativa di riferimento, ove presente*. Al termine dell’iniziativa l’azienda dovrà riconsegnare l’area/stand, gli arredi e le dotazioni nelle stesse condizioni in cui li ha ricevuti. Sono a carico dell’azienda gli eventuali danni causati agli stessi. La dicitura richiesta dall’azienda partecipante per il cartello/insegna dello stand potrà essere sintetizzata e/o modificata da ESCAMBIUM, laddove fosse necessario, per esigenze di spazio, ovvero per garantire uniformità grafica e riportare i loghi degli enti finanziatori dell’iniziativa. L’esposizione di eventuali manifesti, cartelli o altro materiale pubblicitario o promozionale sarà a carico e responsabilità dell’azienda, che si impegna a rispettare le esigenze di decoro, di immagine nonché le leggi e l’etica vigenti nel Paese in cui si svolge l’iniziativa.
 

12. AREE/STAND NON ALLESTITI.

Nel caso di partecipazione a manifestazioni fieristiche in cui ESCAMBIUM procede alla sola prenotazione dell’area/stand, e non all’allestimento, l’azienda partecipante dovrà provvedere all’allestimento e/o arredamento della propria area/stand, impegnandosi a rispettare le indicazioni organizzative nonché i regolamenti generali, le norme di montaggio-smontaggio, di sicurezza, di copertura assicurativa ecc., previsti e comunicati dall’Ente organizzatore della manifestazione.
 

13. ASSICURAZIONE.

La quota di partecipazione non comprende, salvo diversa espressa previsione, alcuna assicurazione, né per il campionario, né per le persone fisiche partecipanti all’iniziativa, né per il viaggio, fatte salve le norme assicurative previste per il volo dalle compagnie aeree e per il soggiorno dalle società alberghiere. ESCAMBIUM non è responsabile per perdite o danni ai prodotti esposti e/o qualsiasi altro bene dell’azienda, dei suoi rappresentanti, dei suoi invitati e visitatori, come pure di qualsivoglia sinistro in cui gli stessi possano essere coinvolti.
 

14. ORGANIZZAZIONE VIAGGI, VISTI.

In alcuni casi ESCAMBIUM potrà proporre all’azienda partecipante servizi relativi all’organizzazione del viaggio e del soggiorno nel Paese in cui si tiene la manifestazione (comprendente, a titolo esemplificativo, voli aerei, transfer da/per aeroporto, soggiorno). L’azienda è tenuta a comunicare, nei termini indicati nel contratto di servizio o nella circolare informativa, ove presente*, specifiche richieste ed eventuali variazioni. Valgono anche per l’organizzazione del viaggio gli artt. 2, 3, 4 e 5 del presente Regolamento. Nessuna responsabilità potrà essere addebitata a ESCAMBIUM per disservizi imputabili alle compagnie aeree e alle società alberghiere, e comunque esclusi dal controllo e sindacato di ESCAMBIUM

Nel caso in cui sia previsto il viaggio di uno o più partecipanti aziendali in Paesi che richiedono un visto di ingresso, ESCAMBIUM potrà proporre all’azienda partecipante la possibilità di effettuare per suo conto la consegna dei documenti richiesti (passaporti, moduli, pagamenti) presso i Consolati/Ambasciate preposti. Il servizio è a pagamento. L’azienda è tenuta a inviare nei termini indicati nel contratto di servizio o nella circolare informativa, ove presente*,la documentazione completa richiesta. Nessuna responsabilità potrà essere addebitata a ESCAMBIUM per disservizi che si dovessero verificare per il mancato rilascio del visto. Sono a carico dell’azienda la tempestiva spedizione dei documenti presso gli uffici Di ESCAMBIUM ed il ritiro.
 

15. TRASPORTO, SPEDIZIONE, FORMALITA’ DOGANALI.

Nel caso di manifestazioni fieristiche, qualora il contratto di servizio ola circolare dell’iniziativa di riferimento, ove presente*, preveda a carico di ESCAMBIUM le attività di trasporto e spedizione del materiale espositivo e l’espletamento delle formalità doganali, l’azienda dovrà fornire a ESCAMBIUM la completa necessaria documentazione nei termini previsti nel contratto di servizio o nella circolare dell’iniziativa, ove presente*. In difetto, ESCAMBIUM non sarà responsabile per il mancato trasporto o per qualsiasi altro problema occorso in conseguenza di detta omissione.

L’azienda è tenuta a rispettare le norme doganali italiane e quelle del Paese in cui si svolge la manifestazione. L’azienda è comunque responsabile di fronte alle leggi del Paese nel quale si svolge l’iniziativa per l’introduzione o l’esportazione di materiali o prodotti per i quali vigono divieti o restrizioni e, conseguentemente, terrà indenne ESCAMBIUM da qualsivoglia suo coinvolgimento, anche economico.
 

16. CONTRIBUTI E AGEVOLAZIONI.

Qualora, attraverso ESCAMBIUM, siano messi a disposizione delle aziende che partecipano alle iniziative contributi o agevolazioni (es. Voucher), attraverso bandi sovranazionali, nazionali, regionali, locali, il contratto di servizio si intenderà integrato con il contenuto del bando in questione, in particolare per le modalità di accesso e ottenimento del contributo o dell’agevolazione.
 

17. ESONERO RESPONSABILITA’.

L’azienda esonera ESCAMBIUM da qualsivoglia responsabilità per eventuali danni ad essa derivanti generati da cause di forza maggiore o comunque da cause indipendenti dalla volontà di ESCAMBIUM. ESCAMBIUM è altresì esonerata da responsabilità per danni a persone e a cose che l’azienda, o suoi fornitori, possano provocare nei locali adibiti allo svolgimento dell’iniziativa. La prestazione di ESCAMBIUM non comprende, salvo espressa previsione, le attività di custodia, trasporto e spedizione del materiale espositivo, né l’espletamento delle formalità doganali, che non possono pertanto determinare responsabilità contrattuale di ESCAMBIUM. ESCAMBIUM si riserva la facoltà di indicare, su richiesta dell’azienda, professionisti/fornitori a cui rivolgersi per le attività sopra elencate o per altre attività, con i quali l’azienda avrà rapporto diretto. Analogamente ESCAMBIUM si riserva la facoltà di indicare, su richiesta dell’azienda, durante l’iniziativa, professionisti/fornitori, con i quali l’azienda avrà un rapporto diretto, per prestazioni aggiuntive rispetto a quelle comprese nel contratto di servizio sottoscritto (a titolo esemplificativo interpreti, hostess, autisti, accompagnatori). Una volta effettuata la segnalazione, ESCAMBIUM sarà del tutto estranea ai rapporti dell’azienda con i terzi indicati.
 

18. SOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE.

Le parti sottoporranno tutte le controversie derivanti dal presente contratto o collegate ad esso – ivi comprese quelle relative alla sua interpretazione, validità, efficacia, esecuzione e risoluzione – al tentativo di mediazione secondo le disposizioni del regolamento del Servizio di conciliazione – Camera Arbitrale di Padova, che le parti espressamente dichiarano di conoscere e di accettare integralmente. Le parti si impegnano a ricorrere alla mediazione prima di iniziare qualsiasi procedimento arbitrale o giudiziale. Nel caso il tentativo di mediazione fallisca e, qualora le parti vogliano tutelare i propri diritti e interessi legittimi in sede giudiziale, sarà competente in via esclusiva il Foro di Padova.
 

19. LEGGE APPLICABILE.

Il presente contratto è regolato dalla Legge Italiana.

In ogni caso, le previsioni del contratto di servizio prevalgono sulle previsioni della circolare dell’iniziativa.